Kiedy piszemy „Z poważaniem”? Kompletny poradnik oficjalnej korespondencji

Rozpoczęcie wiadomości e-mail bywa trudne, ale to właśnie jej zakończenie potrafi wprawić w największe zakłopotanie. Złe dobranie formuły pożegnalnej do rangi odbiorcy może zostać odebrane jako brak szacunku, zbytnia poufałość lub – w drugą stronę – nienaturalna, sztuczna powaga. Zwrotem, który wywołuje najwięcej pytań, jest klasyczne „Z poważaniem”.

W tym artykule rozkładamy na czynniki pierwsze zasady biurowego savoir-vivre’u. Dowiesz się, kiedy ten formalny zwrot jest absolutnie niezbędny, kiedy lepiej zastąpić go lżejszą alternatywą oraz dlaczego postawienie po nim przecinka to 1 z najczęstszych błędów w polskim internecie.

Co oznacza zwrot „Z poważaniem” i kiedy po niego sięgać?

Formuła „Z poważaniem” to w polszczyźnie klasyczny, bardzo bezpieczny i wysoce sformalizowany zwrot pożegnalny. Służy do zamykania oficjalnych listów, pism urzędowych oraz formalnych wiadomości elektronicznych. Używając go, budujemy dystans między nadawcą a odbiorcą, jednocześnie okazując mu należytą, urzędową uprzejmość.

Kiedy jego użycie jest wskazane lub wręcz obowiązkowe?

• W korespondencji z urzędami, instytucjami państwowymi i sądami.

• W pierwszym kontakcie e-mailowym z potencjalnym klientem biznesowym, dyrektorem lub prezesem innej firmy.

• W oficjalnych pismach kierowanych do wykładowców akademickich (jeśli nie wiążą nas z nimi bliższe relacje promotor-student).

• Kiedy składamy oficjalną skargę, reklamację lub wypowiedzenie umowy.

Zasada jest prosta: jeśli wiadomość rozpoczynasz od słów Szanowny Panie / Szanowna Pani, na końcu naturalnie powinno pojawić się Z poważaniem.

Z poważaniem a Z wyrazami szacunku – czy to to samo?

Często używamy tych 2 zwrotów zamiennie, jednak w hierarchii oficjalnej korespondencji istnieje między nimi subtelna różnica.

„Z wyrazami szacunku” znajduje się o 1 stopień wyżej na drabinie formalności. Używamy go w sytuacjach szczególnych, w których chcemy podkreślić najwyższą rangę odbiorcy. Sięgamy po niego, pisząc do osób zajmujących wysokie stanowiska państwowe (ministrowie, prezydenci miast), rektorów uczelni wyższych lub osób duchownych. Zastosowanie go w standardowym mailu do działu obsługi klienta będzie brzmiało zbyt patetycznie.

Z kolei „Z poważaniem” jest zwrotem uniwersalnie oficjalnym – idealnym do standardowych relacji B2B, kontaktów z administracją i nowymi kontrahentami.

Gdzie postawić przecinek? Najczęstszy błąd interpunkcyjny

Jeśli jest 1 zasada z tego artykułu, którą musisz zapamiętać do końca życia, to jest nią właśnie kwestia interpunkcji po zwrotach pożegnalnych.

W języku polskim po zwrocie „Z poważaniem” (a także „Pozdrawiam” czy „Z wyrazami szacunku”) kategorycznie NIE STAWIAMY przecinka. Błąd ten opanował nasze e-maile na skutek ślepego kopiowania wzorców z języka angielskiego (gdzie po słowach Best regards, czy Yours sincerely, przecinek jest wymagany). W polszczyźnie pożegnanie i podpis stanowią pewnego rodzaju całość, dlatego nie oddzielamy ich od siebie żadnym znakiem interpunkcyjnym.

Zapis błędny: Z poważaniem, Jan Kowalski

Zapis bezbłędny: Z poważaniem Jan Kowalski

Więcej na temat formalności związanych z zakończeniem wiadomości mailowych dowiesz się z naszego przewodnika: Jak zakończyć maila do klienta? „Z poważaniem”, „pozdrawiam” i zasady interpunkcji

Kiedy zrezygnować z „Z poważaniem”? Alternatywy

Język biznesu staje się z roku na rok coraz mniej sformalizowany. Używanie zwrotu „Z poważaniem” w wielowątkowej wymianie maili, szczególnie z osobą, z którą korespondujemy regularnie, szybko staje się nienaturalne i „sztywne”.

Kiedy przełamiecie pierwsze lody, a maile nabiorą roboczego, projektowego charakteru, najlepiej przejść na znacznie lżejsze formy.

• Pozdrawiam – to obecnie najbardziej uniwersalny i najczęściej stosowany zwrot w polskim biznesie. Jest neutralny, uprzejmy, a jednocześnie nie buduje zbędnego muru.

• Z pozdrowieniami / Łączę pozdrowienia – nieco cieplejsza i bardzo elegancka alternatywa dla suchego „Pozdrawiam”.

• Z poważaniem (pozostawione na koniec długiej wymiany) – warto pamiętać, że jeśli wymieniamy z urzędem serię kilkunastu szybkich maili, to w środkowych wiadomościach możemy pominąć formy pożegnalne (działając jak na czacie), jednak pierwszą i ostatnią, zamykającą wiadomość warto spiąć klasycznym zwrotem.

Tabela: Jak kończyć e-maile i listy w zależności od odbiorcy?

Dla ułatwienia codziennej pracy przygotowaliśmy zestawienie, które pomoże Ci błyskawicznie dobrać odpowiednią formułę do konkretnej sytuacji i odbiorcy.

Szybki Quiz: Etykieta e-mailowa pod kontrolą!

Znasz już wszystkie tajniki kończenia wiadomości e-mail. Sprawdź, czy Twoja ortografia i znajomość biznesowego savoir-vivre’u pozwolą Ci na zdobycie kompletu punktów!